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Sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos alcança marca de quatro milhões de arquivos

O Sei!MG, sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos que elimina o papel como suporte físico para tramitação no Estado, alcançou a marca de quatro milhões de documentos eletrônicos em sua base de dados. Desse total, 50% são exclusivamente eletrônicos, construídos na própria ferramenta, e 50% digitalizados ou extraídos de outros sistemas após a implantação do Sei!MG. 

Lançado pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag), em agosto de 2017, o Sei!MG fez com que processos de compras, ofícios e memorandos, entre outros documentos, deixassem de ser impressos e passassem a ter tramitação exclusivamente digital. 

Atualmente, o Sei!MG conta com mais de 12 mil unidades cadastradas, em 64 órgãos ou entidades da administração estadual que usam a plataforma. São 51.490 usuários, além de 8.164 usuários externos, como fornecedores, representantes de prefeituras, entre outros. 

Economia

Os benefícios da utilização do Sei! MG podem ser conferidos na redução de gastos com itens relacionados ao serviço de impressão de documentos, como papel, impressoras e peças e material de escritório. 

Comparando o gasto total de 2018 e a despesa média anual de 2014 a 2017, a redução foi de R$ 3,8 milhões, o que representa uma economia de 47,65%, conforme dados do Sistema Integrado de Administração de Materiais (Siad). 

Um item representativo nesta economia é o carimbo. Em 2014, foram gastos quase R$ 29 mil com o material, em 2017 mais de R$ 61 mil e, em 2018, apenas R$ 338. 

Agilidade

Outra vantagem apontada em relação ao uso do Sei!MG é a agilidade dos processos, como a assinatura de contratos com fornecedores, agora, de forma eletrônica. 

O trâmite ganha celeridade no prazo e a assinatura pode ocorrer de forma quase instantânea, independentemente de onde o fornecedor se encontra. Antes, era necessário assinar em três vias e enviar pelos Correios. 

Tramitação digital 

Em março deste ano, o Governo de Minas Gerais adotou também o Barramento de Serviços do Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma ferramenta que permite a tramitação digital de documentos entre os órgãos de diferentes poderes por meio do Sei!MG. Minas foi o primeiro Estado do Brasil a implantar a funcionalidade utilizada pelo governo federal. 

Com a implantação do Barramento, documentos passaram a ser tramitados digitalmente, de forma centralizada, entre os poderes Executivo e Judiciário mineiros e o Ministério Público. 

Sei!MG

Criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI é hoje a ferramenta oficial do governo federal para implantação do Processo Eletrônico Nacional (PEN), e vem sendo adotado em toda a administração pública. O sistema se ampara em premissas como inovação, economia do dinheiro público, transparência administrativa, compartilhamento do conhecimento produzido e sustentabilidade. 

Mais informações com o assessor do departamento de Desenvolvimento Econômico da AMM, Ramon Diniz, pelo telefone (31) 3916-9193.  

Fonte: Agência Minas. Foto: Prodemge.