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Controle Interno > Controle Interno

Segundo a definição fornecida pelo American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) o Controle Interno é o plano da organização e todos os conteúdos e medidas coordenados, adotados dentro da empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a adequação e a confiabilidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e fomentar o respeito e obediência às políticas, ele foi legalizado pelo Art.74 da C.F

O Controle Interno compreende os seguintes controles

  • Contábil/Financeiro/Orçamentário: Compreendem os procedimentos e documentos relativos à salvaguarda dos ativos e à contabilidade e exatidão dos registros
  • Administrativo/Operacional: Compreendem os procedimentos e registros relacionados ao processo de tomada de decisão, os quais conduzem à prática das atividades autorizadas, no alcance dos objetivos da instituição. Relacionam-se à “eficiência operacional” e a “vigilância gerencial”
  • Patrimonial: Compreendem os procedimentos e documentos relativos à salvaguarda do patrimônio público
  • Proteção de Ativos: Refere-se a proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devido a erros ou irregularidades.
  • Adequação e Confiabilidade dos dados contábeis: Relaciona-se com a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis alcançados mediante a classificação dos dados contábeis dentro de uma estrutura formal de contas, possível pela existência de um bom plano de contas, e de um manual descritivo de uso dessas contas.
  • Eficiência Operacional: É alcançada quando os dois objetivos anteriores são cumpridos. Tal objetivo tem por meta “prover os meios necessários à condução das tarefas de forma a obter entendimento, aplicação e ação tempestiva e uniforme (ATTIE, 1983)
  • Respeito às políticas administrativas: Tem por meta assegurar que os desejos da administração definidos através de suas políticas e indicados por meio de seus procedimentos sejam adequadamente seguidos pelo pessoal.

Requisitos básicos para implantação do controle interno:

  • Vontade Política: É condição imprescindível para a implantação de um Sistema de Controle Interno. Apesar da legislação já prevê em todos os âmbitos (federal, estadual e municipal), o controle interno deve ser implantado porque ele auxilia a administração e garante a transparência das contas públicas.
  • Estrutura administrativa e funcional definida: Para um bom resultado do sistema de controle interno, é fundamental que os órgãos públicos tenham a estrutura administrativa e funcional previamente definida, onde estejam estipulados, de forma precisa, o cargo e as atribuições de cada funcionário.
  • Pessoal Qualificado: “O Controle Interno deve ser exercido por pessoal devidamente habilitado, treinado e motivado..”  (PELLINE at.all, 1991)
  • Organização do trabalho: A organização do trabalho é fundamental para o desenvolvimento das tarefas relativas ao controle. É necessário dimensionar a carga de trabalho a ser realizada e quantas pessoas serão necessárias para realizá-lo, bem como os equipamentos e insumos.
  • Orçamento: É por excelência um instrumento de controle. Dessa forma deve ser dada especial atenção às fases de planejamento, elaboração e execução orçamentárias, de forma que este atenda as necessidades do local. O orçamento então deve trazer alem de outras coisas, a definição de objetivos, as especificação das metas, a organização e disponibilidade dos meios para o alcance dessas metas e avaliação dos resultados obtidos.
  • Contabilidade: Vista como um sistema de informações, é fundamental para a implantação e execução de um eficiente Sistema de Controle Interno, já que qualquer movimentação que influencie a estrutura do patrimônio será objeto de registro, controle e, principalmente, análise dos documentos, sendo possível a detecção de irregularidades.
  • Edição de lei, Decreto e Portaria: Segundo a constituição de 1988, o Sistema de Controle Interno deve ser instituído por meio de Lei. Essa medida é para que o controle interno tenha regulamentação e apoio legal, adquirindo estabilidade e reconhecimento de suma importância.

Modelo de Projeto de Lei para implantação do Controle Interno


Atribuições do Sistema de Controle Interno

  • Controle Prévio – Normatizar: São aqueles que pretendem prevenir problemas como, por exemplo, um fluxo de despesas para a entidade ou estabelecer requisitos para autorizações.
  • Controle Concomitante – Acompanhar: São aqueles que pretendem detectar problemas no ato da operacionalização da rotina como, por exemplo, verificar os padrões de atuação para o fechamento da folha.
  • Controle Subsequente – Conferir: São os que pretendem detectar e corrigir os erros (controles posteriores ou de conferencia) de maneira a fomentar inclusive alteração nos controles prévio e subseqüente, como por exemplo, ressarcimento de pagamento feito a maior.
  • Fomentar a capacitação progressiva dos servidores: A capacitação progressiva dos servidores resultará em melhor rendimento, menores custos e empregados atentos e ativos
  • Relacionar com o tribunal de contas do Estado e da União: Tem como finalidade apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

Onde Atuar com o Controle Interno

  • Em todos os setores da entidade: Deve estar presente em todos os setores da entidade, visto que ele é instrumento essencial para o bom desempenho das funções e, consequentemente, para a promoção da otimização dos serviços prestados.
  • Principalmente na contabilidade: A contabilidade sendo considerada um sistema que objetiva fornecer aos seus diversos usuários informações de natureza econômica, financeira, física e social é considerada um subsistema imprescindível para a boa realização dos controles internos.

Funcionamento do Sistema de Controle Interno

  • Criação da Agenda de trabalho para o ano fiscal – Para melhor organização dos trabalhos a serem realizados pelos responsáveis pelo Sistema de Controle Interno

Agenda de trabalho

  • Criação do Manual do Controle Interno – Faz-se necessário, pois os tribunais de contas estão cada dia mais rigorosos com as falhas do controle interno e também para atender a legislação. Ele é composto pelas normas existentes na entidade.

Manual do controle interno

  • Relatório Mensal – Relatório emitido pelo controlador e seus auxiliares contendo o resultado do acompanhamento e quais as medidas que o gestor tem que tomar em caso de alguma irregularidade apontada.

Relatório Mensal

 

Fonte: Apostila Pós Graduação em Controladoria Publica Municipal – autora: Adélia Martins Aguila